Organiser les créneaux et les postesUn événement, ce sont des postes à tenir à chaque instant. Comment organiser créneaux et postes pour ne laisser aucun trou.
Bien accueillir et intégrer les bénévolesUn bénévole bien accueilli s'investit et revient. Comment réussir l'accueil et l'intégration, du premier contact au terrain.
Communiquer avec l'équipe de bénévolesInformer les bénévoles au bon moment évite les couacs. Comment communiquer clairement avec toute l'équipe, avant et pendant.
Gérer les badges, repas et accèsBadges, repas, accès : la logistique des bénévoles se prépare. Comment la gérer pour que chacun ait ce qu'il lui faut le jour J.
Remplir ses créneaux sans stressLa hantise de l'organisateur, c'est le créneau vide. Comment remplir ses créneaux sereinement, sans course de dernière minute.
Le jour J : coordonner sur le terrainLe jour de l'événement, tout s'accélère. Comment coordonner les bénévoles sur le terrain, gérer les imprévus et garder le cap.
Du tableur au logiciel de bénévolesLe tableur des bénévoles atteint vite ses limites. Un outil dédié fluidifie l'inscription, l'organisation et la communication.
Toutes les ressourcesLes outils gratuits de BenevFlow, utilisables dans votre navigateur.
Calculateur de bénévoles nécessairesPostes, bénévoles par poste, heures d'ouverture, jours et durée des créneaux : l'outil calcule les créneaux-bénévoles de votre grille, les heures à couvrir, les bénévoles distincts à mobiliser et les inscriptions à viser avec les désistements.
Estimateur de budget repas et badgesNombre de bénévoles, jours de présence, repas par jour et coûts unitaires : l'estimateur calcule le nombre de repas à commander, le budget par poste de dépense, le total et le coût par bénévole.
Simulateur de remplissage des créneauxCréneaux à pourvoir, créneaux déjà pris, jours écoulés et jours restants : le simulateur projette le remplissage au rythme actuel, calcule les inscriptions quotidiennes nécessaires et dit s'il faut relancer.
Checklist bénévoles du jour JUne liste de contrôle pour l'organisateur ou le responsable bénévoles, du dernier point de remplissage des créneaux jusqu'au bilan d'après-événement, en passant par le briefing et la logistique du jour J.
Modèle de fiche d'engagement bénévoleUn document type à remplir à la main par chaque bénévole d'un festival ou d'un événement, avec les informations pratiques dont l'organisateur a besoin et les engagements réciproques.