Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival et comment estimer ce nombre sans se tromper ?

Avant de lancer un appel, l'organisateur se pose toujours la même question : combien de bénévoles faut-il vraiment ? Répondre au hasard conduit à deux écarts également gênants, une équipe trop courte qui s'épuise ou des volontaires sans mission claire. L'estimation se construit à partir de la grille des postes, pas d'une intuition.

Partir de la grille des postes

Le nombre de bénévoles découle de trois éléments : les postes à tenir en permanence, le nombre de personnes présentes en même temps sur chacun, et les heures à couvrir chaque jour, installation et démontage compris. Multipliés par le nombre de jours, ces éléments donnent un volume d'heures. Découpé en créneaux, ce volume devient le nombre de cases à remplir dans la grille.

Passer des créneaux aux personnes

Une case de la grille n'est pas une personne. Un bénévole tient souvent plusieurs créneaux sur la durée de l'événement, deux sur un week-end par exemple. Le nombre de personnes distinctes s'obtient en divisant les créneaux à pourvoir par le nombre moyen de créneaux tenus par bénévole. Ce rapport se mesure sur vos éditions précédentes plutôt qu'il ne s'invente.

Les éléments à réunir avant de compter

• la liste des postes tenus en continu et de ceux qui n'ouvrent qu'à certains moments ;
• le nombre de bénévoles nécessaires en même temps sur chaque poste ;
• les horaires d'ouverture et de fermeture, montage et démontage inclus ;
• la durée de créneau que vous souhaitez proposer aux bénévoles ;
• le nombre de créneaux qu'un bénévole accepte de tenir en moyenne ;
• la part d'inscrits qui, d'habitude, ne se présentent pas.

Prévoir la marge de désistement

Une partie des inscrits ne viendra pas, pour des raisons de santé, de transport ou d'agenda. L'objectif de recrutement doit donc dépasser le besoin strict, dans la proportion observée lors de vos éditions précédentes. Sans historique, mieux vaut retenir une hypothèse prudente et l'ajuster ensuite, plutôt que de découvrir le manque la veille de l'ouverture.

Confronter l'estimation au terrain

Le calcul donne un ordre de grandeur, que le calculateur de bénévoles nécessaires permet de refaire en changeant une hypothèse. Il reste à le traduire en grille concrète, comme le décrit notre article sur l'organisation des créneaux et des postes, puis à viser ce nombre d'inscriptions au moment du recrutement des bénévoles.