Organiser les créneaux et les postes

Un événement se découpe en postes, à couvrir sur des créneaux. Accueil, buvette, billetterie, logistique : chaque poste doit être tenu au bon moment. Organiser cette grille, et voir ce qui reste à pourvoir, est le coeur de la coordination des bénévoles.

Penser en postes et créneaux

Chaque mission correspond à un poste, à couvrir sur une période. En définissant les postes et les créneaux, avec le nombre de bénévoles attendus, on transforme un besoin flou en une grille claire à remplir.

Voir ce qui manque

• visualiser le remplissage par poste ;
• repérer les créneaux à découvert ;
• cibler les efforts de recrutement.

Répartir avec bon sens

Placer chaque bénévole selon ses envies et ses disponibilités rend l'organisation plus fluide et les bénévoles plus heureux. Un bénévole à un poste qui lui plaît est un bénévole motivé, qui reviendra.

Laisser les bénévoles choisir

Le plus simple est souvent de laisser les bénévoles se positionner eux-mêmes sur les créneaux libres. Ils choisissent ce qui leur convient, et l'organisateur voit la grille se remplir sans tout coordonner à la main.

Dimensionner les créneaux avec réalisme

La durée d'un créneau influence directement le remplissage. Des créneaux très longs découragent les inscriptions et fatiguent les bénévoles ; des créneaux trop courts multiplient les passations et les oublis. Un découpage cohérent avec le rythme de l'événement, avec un léger chevauchement entre deux équipes pour la passation, facilite la vie de tout le monde. Il est aussi prudent de prévoir un ou deux bénévoles de réserve sur les créneaux les plus sensibles, comme l'ouverture ou le démontage.

Points de contrôle avant de publier la grille

• chaque poste a un intitulé clair et une courte description de la mission ;
• le nombre de bénévoles attendus est indiqué pour chaque créneau ;
• les horaires tiennent compte des temps de passation et de pause ;
• les postes qui demandent une compétence particulière sont signalés ;
• un référent est identifié pour chaque zone ou poste ;
• les créneaux d'installation et de démontage figurent bien dans la grille.