Les bénévoles ne sont pas payés, mais ils coûtent : un repas par service, un badge ou un bracelet, souvent un tee-shirt, et quelques attentions qui font la différence. Ces dépenses se prévoient au moment de la demande de subvention ou du budget prévisionnel, bien avant de connaître la liste des inscrits. Renseignez le nombre de bénévoles attendus, les jours de présence et vos coûts unitaires : l'estimateur affiche le nombre de repas à commander, le budget par poste de dépense et le coût moyen par bénévole.
L'estimateur sépare deux familles de dépenses. La première dépend du temps de présence : les repas. Le nombre de repas à commander est le produit du nombre de bénévoles, des jours de présence moyens et du nombre de repas fournis par jour, majoré d'une marge pour les imprévus, puis arrondi au supérieur. Ce nombre, multiplié par le coût unitaire d'un repas, donne le budget repas. La seconde famille dépend seulement du nombre de personnes : badge ou bracelet, tenue et petites attentions sont comptés une fois par bénévole, quelle que soit sa durée de présence. Le total additionne les deux, et deux ratios aident à comparer avec vos éditions précédentes ou avec un autre événement : le coût moyen par bénévole et le coût par bénévole et par jour de présence.
Le résultat ne couvre que la logistique directement liée aux bénévoles. Il n'inclut pas l'assurance de l'événement, l'hébergement des bénévoles venus de loin, les frais de transport que certaines organisations remboursent, ni le temps de coordination de l'équipe organisatrice. Les repas des artistes, des prestataires et des membres de l'organisation sont à chiffrer à part, même s'ils sont souvent commandés au même traiteur. Les coûts unitaires proposés par défaut sont des ordres de grandeur : remplacez-les par vos devis, en particulier pour les repas, dont le prix varie fortement entre une cuisine tenue par des bénévoles et un traiteur. Pour la préparation concrète, notre article sur la gestion des badges, repas et accès détaille les points de contrôle avant l'ouverture. Enfin, le nombre de bénévoles saisi doit être celui des personnes réellement présentes, pas celui des inscriptions, sans quoi le budget repas sera surestimé.
Les attentions comptées ici sont souvent la ligne la plus rentable de l'événement : un repas correct et un remerciement sincère pèsent lourd dans l'envie de revenir l'année suivante.
BenevFlow attribue badges, repas et accès à chaque inscrit et vous donne les quantités exactes à commander.
Demander un accès Lire le blog