Avant de lancer un appel à bénévoles, il faut savoir combien de personnes on cherche vraiment. Ce nombre dépend de vos postes, du nombre de bénévoles présents en même temps sur chacun, des heures d'ouverture, du nombre de jours et du nombre de créneaux qu'un bénévole accepte de tenir en moyenne. Renseignez ces éléments : le calculateur affiche le nombre de créneaux-bénévoles de votre grille, les heures de bénévolat à couvrir, le nombre de bénévoles distincts à mobiliser et le nombre d'inscriptions à viser pour absorber les désistements.
Le calculateur part de la grille à remplir plutôt que d'un effectif deviné. Pour chaque journée, les heures à couvrir sont divisées par la durée d'un créneau, avec un arrondi au supérieur : si les postes ouvrent dix heures et que les créneaux durent quatre heures, il y a trois plages, la dernière étant plus courte. Ce nombre de plages, multiplié par le nombre de postes, par le nombre de bénévoles présents en même temps sur chacun et par le nombre de jours, donne le nombre de créneaux-bénévoles à pourvoir, c'est-à-dire le nombre de cases de votre grille. Ces cases sont ensuite réparties selon le nombre de créneaux qu'un bénévole tient en moyenne sur l'événement : le quotient, arrondi au supérieur, est le nombre de personnes distinctes qu'il faut réellement voir arriver. Comme une partie des inscrits ne vient pas, ce nombre est majoré par le taux de désistement pour obtenir le nombre d'inscriptions à viser dans votre appel à bénévoles. Le volume d'heures de bénévolat est affiché à part, à titre d'information : il sert par exemple à valoriser le bénévolat dans un bilan ou un dossier de subvention.
Le résultat suppose que tous les postes ouvrent et ferment aux mêmes heures et que la charge est la même chaque jour. En réalité, une soirée de festival demande plus de monde à la buvette qu'une matinée, et le démontage mobilise d'autres profils que l'accueil. Si vos postes ont des horaires très différents, faites le calcul par groupe de postes et additionnez les résultats. L'outil ne tient pas compte non plus des référents et des membres de l'organisation qui tiennent parfois un poste, ni des compétences particulières exigées par certaines missions, comme la tenue d'une caisse ou la conduite d'un véhicule. Le taux de désistement proposé est un ordre de grandeur : il varie selon la météo, la fidélité de l'équipe et la qualité de la communication avant l'événement. La façon de découper les créneaux et les postes influence aussi le résultat : des créneaux plus courts multiplient les cases à pourvoir sans changer le nombre d'heures, et il faut alors que chaque bénévole en tienne davantage pour que l'effectif reste le même.
Utilisez le nombre d'inscriptions à viser comme objectif de recrutement, et le nombre de créneaux comme structure de votre grille. Ajustez ensuite poste par poste avec le retour de vos référents.
BenevFlow transforme ce calcul en postes et créneaux à pourvoir, où les bénévoles s'inscrivent en autonomie.
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