Entre l'ouverture des inscriptions et le jour J, l'organisateur se pose toujours la même question : est-ce que ça va rentrer ? Ce simulateur y répond avec des chiffres. Indiquez le nombre de créneaux à pourvoir, ceux déjà pris, le nombre de jours écoulés depuis l'ouverture des inscriptions, les jours restants et votre taux de désistement habituel : il affiche le taux de remplissage, la projection au rythme actuel, le nombre d'inscriptions à obtenir chaque jour et une situation claire, pour relancer au bon moment plutôt que la veille.
Le simulateur compare deux vitesses. La première est le rythme constaté : les créneaux déjà pourvus divisés par le nombre de jours écoulés depuis l'ouverture des inscriptions. La seconde est le rythme nécessaire : les créneaux qu'il reste à prendre divisés par les jours restants. Pour que la grille soit réellement couverte le jour J, l'objectif n'est pas le nombre de créneaux de la grille mais ce nombre majoré du taux de désistement, puisqu'une partie des créneaux pris se libère avant l'événement. La projection prolonge le rythme constaté jusqu'au jour J et la compare à cet objectif. La situation affichée en découle : objectif atteint, en bonne voie, grille couverte mais sans marge, relance ciblée conseillée lorsque le rythme nécessaire reste proche du rythme actuel, ou alerte lorsqu'il faudrait inscrire beaucoup plus vite qu'aujourd'hui.
Les inscriptions de bénévoles n'arrivent pas à vitesse constante : elles affluent à l'ouverture, après chaque relance, puis dans les derniers jours quand le programme est annoncé. Un rythme moyen calculé depuis l'ouverture masque donc un ralentissement récent, et un événement très attendu peut se remplir dans la dernière semaine sans que la projection le prévoie. Pour un diagnostic plus fin, refaites le calcul avec les seuls dix ou quinze derniers jours comme jours écoulés, et les créneaux pris pendant cette période. Le simulateur raisonne aussi sur des créneaux indifférenciés : une grille remplie à quatre-vingt-dix pour cent peut cacher un poste de démontage entièrement vide. Il complète, sans la remplacer, une lecture poste par poste de votre grille, comme le décrit notre méthode pour remplir ses créneaux sans stress.
Une relance ciblée à trois semaines, sur les seuls créneaux vides, suffit souvent. La même relance à trois jours demande de mobiliser tout le monde et de réaffecter dans l'urgence.
BenevFlow affiche en temps réel les créneaux encore vides et envoie vos relances au poste concerné.
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