Cette fiche s'adresse aux organisateurs d'événements qui mobilisent des bénévoles. Elle réunit sur une page les informations utiles à l'affectation, aux badges et aux repas. Elle complète le recrutement des bénévoles et l'organisation des créneaux et des postes. Elle ne remplace pas un conseil juridique : ses mentions sont à vérifier selon les textes en vigueur.
La présente fiche formalise la participation bénévole de la personne désignée ci-dessus à l'événement mentionné en tête de page, organisé par l'association ou la structure organisatrice. Elle permet à l'organisateur de connaître les disponibilités, les souhaits et les besoins pratiques du bénévole afin de lui attribuer un poste et des créneaux adaptés. Elle ne crée aucun lien de subordination ni aucune relation de travail : la participation est libre, gratuite et volontaire, sans rémunération d'aucune sorte.
Le bénévole s'engage à se présenter aux créneaux sur lesquels il a été affecté, à prévenir l'organisateur au plus tôt en cas d'empêchement, et à suivre les consignes données par le responsable bénévoles et les chefs de poste. Il s'engage à porter la tenue ou le signe distinctif remis, à respecter les règles de sécurité, les horaires de pause et les consignes propres à son poste, ainsi que le public, les autres bénévoles, les prestataires et les artistes. Il signale toute difficulté ou tout incident au chef de poste sans attendre.
L'organisateur s'engage à communiquer au bénévole, avant l'événement, son poste, ses horaires et son lieu de rendez-vous, ainsi que les consignes nécessaires à sa mission. Il assure un accueil, un briefing et un référent joignable pendant l'événement. Il fournit, selon les modalités précisées lors de l'inscription, le badge ou le bracelet d'accès, la tenue éventuelle, l'eau et les repas correspondant aux créneaux effectués. Il veille à ce que les tâches confiées restent compatibles avec les contraintes indiquées par le bénévole sur cette fiche.
Le badge ou le bracelet remis au bénévole est personnel et lui donne accès aux zones nécessaires à sa mission uniquement. Il doit être porté visiblement pendant les créneaux et restitué ou désactivé à la fin de l'événement selon les consignes de l'organisateur. Les tickets repas sont attribués en fonction des créneaux effectués ; les régimes et allergies indiqués sur cette fiche sont pris en compte dans la mesure du possible. Le matériel prêté (talkie, gilet, lampe, clés) est rendu au chef de poste en fin de créneau.
L'organisateur indique au bénévole les garanties d'assurance dont il bénéficie pendant sa mission, à vérifier avec l'assureur de la structure et selon les textes en vigueur. Le bénévole déclare ne pas avoir de contre-indication connue aux tâches qu'il accepte et informe l'organisateur de toute situation particulière. Certains postes peuvent être réservés aux personnes majeures ou soumis à des conditions supplémentaires ; l'organisateur le précise lors de l'affectation. En cas d'accident, le chef de poste et le responsable bénévoles sont prévenus immédiatement.
Des photographies ou des vidéos peuvent être réalisées pendant l'événement. En cochant la case prévue à cet effet, le bénévole autorise l'organisateur à utiliser les images sur lesquelles il apparaît pour la communication de l'événement et de la structure organisatrice, sans contrepartie financière. Il peut refuser ou retirer cette autorisation en le signalant par écrit à l'organisateur. Les conditions précises de cette autorisation sont à vérifier selon les textes en vigueur.
Les informations recueillies sur cette fiche servent uniquement à organiser la participation du bénévole : affectation, communication des consignes, badges, repas et contact en cas d'urgence. Elles sont accessibles au responsable bénévoles et aux chefs de poste concernés, conservées le temps nécessaire à l'événement et à la préparation de l'édition suivante, puis supprimées, sauf demande contraire du bénévole. Le bénévole peut demander l'accès, la correction ou la suppression de ses données auprès de l'organisateur, selon les textes en vigueur.
Fait en deux exemplaires, un pour le bénévole et un pour l'organisateur. Le bénévole signe après avoir pris connaissance de l'ensemble de la fiche et précède sa signature de la mention « lu et approuvé ». Pour un bénévole mineur, la signature du représentant légal est également requise. Le représentant de l'organisateur indique son nom, sa fonction et la date, puis complète la partie réservée à l'affectation une fois le poste et les créneaux confirmés.
BenevFlow organise les bénévoles d'un festival ou d'un événement: inscriptions, créneaux, postes, badges et repas.
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