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Comment préparer l'équipe de bénévoles d'un festival jusqu'au jour J ?

Cette checklist s'adresse aux responsables bénévoles de festivals, de courses, de salons ou de fêtes locales. Elle reprend les étapes à vérifier avant, pendant et après l'événement, et complète la coordination sur le terrain le jour J et la gestion des badges, repas et accès. Imprimée, elle se coche par le responsable bénévoles et les chefs de poste.

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Checklist bénévoles du jour J

Date : ______________   Réalisé par : ____________________

Trois à quatre semaines avant l'événement

  • Faire le point sur le remplissage de chaque poste et de chaque créneau
  • Relancer les bénévoles inscrits qui n'ont pas encore choisi de créneau
  • Relancer les réseaux de recrutement pour les postes encore vides
  • Vérifier que chaque poste a un chef de poste ou un référent désigné
  • Confirmer les besoins particuliers des postes sensibles (bar, sécurité, caisse, parking)
  • Vérifier les documents à demander selon les postes, à vérifier selon les textes en vigueur
  • Estimer le nombre de repas, de badges et de tenues à commander
  • Mettre à jour la liste des contacts d'urgence et des responsables

La semaine précédente

  • Envoyer à chaque bénévole son poste, ses horaires et le lieu de rendez-vous
  • Envoyer les consignes générales : tenue, plan d'accès, parking, stationnement, objets à apporter
  • Planifier la ou les réunions de briefing et confirmer les présences
  • Préparer les fiches de poste imprimées pour chaque emplacement
  • Imprimer les listes de bénévoles par poste et par créneau
  • Préparer les badges, les bracelets et les tickets repas nominatifs
  • Vérifier les tenues, les gilets et le matériel de chaque poste
  • Prévoir une liste de bénévoles de réserve joignables le jour même

La veille et le matin du jour J

  • Installer le point d'accueil des bénévoles avec listes, badges et tenues
  • Afficher le planning de la journée et les numéros de téléphone utiles
  • Vérifier que les chefs de poste ont leurs listes et leurs consignes
  • Tester les moyens de communication : talkies, groupe de messagerie, téléphones chargés
  • Préparer l'eau, les en-cas et les repas des premiers créneaux
  • Prévoir un lieu de pause et de rangement des affaires personnelles

Pendant l'événement

  • Pointer les arrivées à l'accueil et remettre badge, tenue et consignes
  • Signaler sans attendre les absences aux chefs de poste concernés
  • Réaffecter les bénévoles disponibles vers les postes en sous-effectif
  • Vérifier que chaque bénévole prend sa pause et son repas
  • Faire un point rapide avec les chefs de poste à chaque changement de créneau
  • Noter les incidents, les manques et les bonnes idées au fil de la journée
  • Remercier les bénévoles qui terminent leur créneau avant leur départ

Après l'événement

  • Récupérer les badges, les talkies, les tenues et le matériel prêté
  • Envoyer un message de remerciement à l'ensemble de l'équipe
  • Recueillir les retours des bénévoles et des chefs de poste
  • Mettre à jour la liste des bénévoles avec les présents, les absents et les réserves
  • Archiver les plannings, les fiches de poste et les incidents pour l'édition suivante
  • Fixer une date pour le bilan et pour la première prise de contact de la prochaine édition

Comment utiliser ce modèle

  • Cette checklist se reprend à chaque édition ; le simulateur de remplissage des créneaux, proposé dans les ressources du site, aide à savoir, quelques semaines avant, si le rythme d'inscriptions suffit.
  • Elle est suivie par le responsable bénévoles, qui délègue les sections du jour J aux chefs de poste ; une copie par poste évite les oublis.
  • Le nombre de repas, de badges et de tenues se prépare avec l'estimateur de budget repas et badges ; un outil comme BenevFlow, ou un tableau partagé, garde ensuite les attributions à jour.
  • Une fois cochée, elle se conserve avec les plannings et le bilan de l'édition, puis sert de base à la fidélisation des bénévoles d'une édition à l'autre, sujet traité dans le blog.

Questions sur ce modèle

Quand faut-il envoyer aux bénévoles leur poste et leurs horaires ?
Une semaine avant l'événement est un bon repère : assez tôt pour que chacun s'organise et signale un empêchement, assez tard pour que le planning ne bouge plus trop. Un rappel la veille, avec le lieu de rendez-vous, limite les retards et les absences.
Que faire quand un bénévole ne se présente pas le jour J ?
Prévenir le chef de poste, puis puiser dans la liste de réserve ou déplacer un bénévole d'un poste moins chargé. C'est pour cela que la checklist demande, dès la semaine précédente, une liste de personnes joignables et prêtes à venir en renfort.
Faut-il un briefing pour tous les bénévoles ou seulement pour les chefs de poste ?
Un briefing général court, complété par un briefing par poste, convient à la plupart des événements. Les chefs de poste reçoivent en plus les consignes de sécurité et les contacts utiles, comme décrit dans l'article du blog sur l'accueil et l'intégration des bénévoles.
Quels documents demander aux bénévoles avant l'événement ?
Cela dépend du poste et de l'organisateur : une fiche d'engagement signée, parfois une pièce d'identité pour les badges, et pour certains postes des justificatifs particuliers, à vérifier selon les textes en vigueur et auprès de votre assureur.

L'autre modèle de BenevFlow

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BenevFlow organise les bénévoles d'un festival ou d'un événement: inscriptions, créneaux, postes, badges et repas.

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